Un(e) Secrétaire Assistant(e) (H/F/X) - 51% H/F

Le poste

La mission :

Vous rejoignez la filière Personnes âgées & Domicile qui :

* développe une philosophie singulière de prise en soins et d'accompagnement autour de la participation et de l'inclusion sociale ;
* se dote de structures complémentaires offrant aux personnes âgées un parcours de vie adapté et permet aux professionnels un vrai parcours professionnel ;
* place la qualité de vie au travail des professionnels au coeur de ses préoccupations ;
* porte des valeurs qui permettent à chacun (personnes accompagnées et professionnels intervenants à leur côté) un réel épanouissement.

Poste

Au sein du SSIAD des Hauts-de-Seine et sous la responsabilité de la Responsable de service de soins, vous êtes en charge de l'accueil physique et téléphonique ainsi que de la gestion administrative de l'antenne de Puteaux.

VOS MISSIONS QUOTIDIENNES EN TANT QUE SECRETAIRE ASSISTANT(E) :

Assurer l'accueil physique et téléphonique :

* Réceptionner et tracer les appels téléphoniques du SSIAD 92 (module contact).
* Enregistrer les demandes de prise en charge (logiciel LSWA).
* Accueillir les personnes extérieures, traiter leurs demandes, les conseiller et les orienter.
* Transmettre les messages en interne et en externe.
* Réceptionner et enregistrer le courrier (module Contact de LSWA).

Assurer la réalisation des tâches administratives :

* Rédiger et préparer les courriers de l'antenne.
* Réceptionner les factures et les enregistrer pour envoi à la secrétaire gérant les éléments comptables
* Renseigner les documents administratifs.
* Gérer les commandes et vérifier les livraisons.
* Enregistrer les factures selon les procédures en vigueur.
* Tenir la caisse et transmettre l'état au comptable référent.
* Classer et archiver les dossiers administratifs.
* Gérer les tickets-restaurant et la flotte automobile.
* Commander les fournitures administratives.

Assurer la tenue des dossiers du personnel:

* Gérer et mettre à jour les dossiers du personnel.
* Alerter l'infirmière responsable des pièces manquantes ou des anomalies.
* Élaborer les contrats de travail et effectuer les démarches administratives.
* Planifier les visites médicales.
* Transmettre les arrêts maladie au service paie.
* Établir et contrôler les éléments variables de paie.
* Contrôler la conformité des bulletins de paie au regard des variables de paie transmises

Gérer les dossiers des personnes accompagnées dans le logiciel métier :

* Saisir les actes des infirmiers libéraux et des pédicures.
* Participer au bon fonctionnement de la télégestion.
* Saisir les questionnaires de satisfaction annuels.



Date de prise de poste souhaitée

Dès que possible

Le profil :

* Formation en secrétariat ou gestion administrative (niveau Bac+2 souhaité).
* Expérience significative dans un poste similaire, idéalement au sein d'un SSIAD, service médical ou social.
* Maîtrise du Pack Office.
* Excellentes capacités relationnelles et sens de l'écoute.
* Rigueur, autonomie, réactivité, sens de l'organisation et de l'initiative.
* Confidentialité et discrétion.
* Sens du service et de l'entraide.