Assistant.e de copropriété H/F

Le poste

La mission :

1-1 GESTION DES COPROPRIE?TE?S ET DES COPROPRIE?TAIRES

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? Attirer l?attention des fournisseurs sur l?adresse mail de?die?e aux factures.

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? Planifier et organiser les rendez-vous du Gestionnaire.

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? Re?pondre au mails et aux appels te?le?phoniques.

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? Assurer la permanence te?le?phonique le matin.

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? Faire le lien avec les entreprises, le gestionnaire et les clients.

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? Re?ceptionner les demandes des coproprie?taires et les traiter.

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? Faire re?gulie?rement un compte-rendu de ses interventions au gestionnaire

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? Travailler en e?troite collaboration avec le conseil de la coproprie?te?.

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? Inciter les clients a? opter pour le pre?le?vement ou le e-paiement et utiliser l?extranet.

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? Facturer les prestations comple?mentaires.

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? Pre?senter aux clients les services particuliers de la socie?te?.

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? Enregistrer les contrats dans le carnet d?entretien.

? Proce?der a? l?archivage en respect de l'organisation en GED

1- 2 ASSEMBLE?ES GE?NE?RALES

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Re?server la salle d?AG

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? Respecter scrupuleusement la bibliothe?que des re?solutions.

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? Pre?parer les dossiers de convocation et proce?der a? l?envoi des courriers.

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? En cas d?ag sur site, re?ceptionner les clients, contro?ler les pouvoirs et faire signer la

feuille de pre?sence.

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? Enregistrer les votes par correspondance.

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? Contro?ler le retour du dossier d?ag et diffuser le PV.

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? E?laborer les fiches de liaison et les diffuser a? la comptabilite?.

? Mettre en ?uvre les de?cisions d?ag sur ordre du gestionnaire.

1-3 RESSOURCES HUMAINES

? Enregistrer les demandes des gardiens concierges - employe?s d?immeuble et les transmettre au gestionnaire.

1- 4. RELATIONS INTERNES

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? Suivre les instructions donne?es par la Direction Me?tier Coproprie?te?.

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? Suivre les formations propose?es pour e?tre informe? des e?volutions le?gislatives et

techniques..

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? Alerter la direction sur des re?clamations justifiant un traitement par le service client

du cabinet.

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? Re?pondre aux avis des consommateurs.

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? Adresser les re?ponses du service clients.

Le profil :

Organisation et rigueur : L?assistant de copropriété doit être extrêmement organisé, gérer plusieurs dossiers en même temps et respecter des délais précis.
Réactivité et gestion du stress : Capacité à répondre rapidement aux demandes urgentes ou aux situations imprévues (pannes, litiges, urgences).
Discrétion et éthique : Le respect de la confidentialité des informations liées aux copropriétaires est essentiel.
Autonomie et travail en équipe : Bien qu?il soit autonome dans certaines tâches, l?assistant de copropriété doit aussi savoir travailler en coordination avec le syndic, les prestataires et les copropriétaires.